Executive Assistant (m/w/d)

Executive Assistant (m/w/d)

Unbefristet

Über Heraeus

Displays faltbar machen? Herzen mit Mikro-Teilchen beim Schlagen helfen? Oder Edelmetallen neues Leben einhauchen? Als globale Technologiegruppe in Familienbesitz unterstützen wir unsere Kunden dabei, stets einen Schritt voraus zu sein.

Über Heraeus Medevio

Gemeinsam verbessern wir Leben. Bei Heraeus Medevio bringen wir lebensrettende und lebensverändernde Medizinprodukte auf den Markt, indem wir nachhaltige Partnerschaften mit Herstellern von Medizinprodukten aufbauen. Unterstützt von der Heraeus Gruppe setzen wir uns für das Wachstum unserer Teams und unserer Organisation ein, indem wir Freiräume für berufliche und persönliche Entfaltung schaffen.

Um unsere Vision, jedes Jahr 100 Millionen Menschenleben zu verbessern, zu erreichen, fördern wir eine Kultur der Neugierde, die von Herausforderungen, kontinuierlichem Lernen, Wachstum und der Möglichkeit, Neues auszuprobieren, lebt. Mit Standorten in den USA, Europa und Asien sowie mehr als 2.200 Mitarbeitenden weltweit stellen wir uns schon heute den Herausforderungen von morgen.

Das können Sie bewegen:

• In Ihrer Funktion als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen und entlasten Sie als dynamische Assistenz den President und Geschäftsführer der Heraeus Medevio GmbH & Co. KG zuverlässig und verantwortungsbewusst bei der Erledigung seiner täglichen Aufgaben.
• Durch das proaktive Management aller anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben stellen Sie einen effizienten Tagesablauf Ihrer Führungskraft sicher. Das setzt, bei Bedarf, eine enge Abstimmung in Deutsch und Englisch mit Ansprechpersonen aus diversen Einheiten der Heraeus-Gruppe sowie externen Kontakten voraus. Ihre Fähigkeiten, richtige Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und komplexe Terminanfragen eigenverantwortlich zu erledigen, sind dabei sehr ausgeprägt.
• Bei Ihnen laufen die administrativen Fäden zusammen: Entsprechend souverän erstellen Sie Präsentationen, übernehmen die Korrespondenz in stellvertretender Funktion für die Geschäftsführung, bereiten Meetings vor, organisieren selbstständig anstehende Kundenbesuche und bereiten diese nach. Zudem verantworten Sie die Terminkoordination des globalen Management Teams und repräsentieren das Unternehmen im Kontakt mit externen Ansprechpersonen.
• In Absprache mit Ihrer Führungskraft führen Sie eigenverantwortlich Projekte zu Sonderthemen durch.
• Zusätzlich übernehmen Sie das herausfordernde Reisemanagement der Geschäftsführung. Für die Reisen zu unseren in- und ausländischen Standorten beinhaltet dies die Planung der Reiseroute, die Koordination der Logistik, die Abstimmung und Vorbereitung der Meetings mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die Vorbereitung und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen sowie die Reisekostenabrechnung. 
• Nicht zuletzt übernehmen Sie die Vertretung der Assistenz der Standortleitung sowie des Global Head of Supply Chains.

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, duales Studium oder vergleichbare Qualifikationen durch einschlägige Berufserfahrungen in einer ähnlichen Position im internationalen Umfeld 
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, um in einem dynamischen Umfeld mit heterogenen Stakeholdern und Schnittstellen schriftlich und mündlich sicher und effektiv zu kommunizieren. Zudem verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
• Routinierter Umgang mit den aktuellen MS-Office-Anwendungen, IT-Affinität; SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Schnelle Auffassungsgabe, Strukturiertheit, Blick für das große Ganze, Problemlösungskompetenz, Eigeninitiative, Empathie und Hands-on-Mentalität
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Flexibilität, Organisationsvermögen und Motivation
• Souveränes Auftreten sowie proaktives und umsichtiges Agieren gepaart mit einem hohen Maß an Diskretion und Loyalität

Worauf Sie sich bei Heraeus Medevio freuen können: 

• Attraktive Vergütung: starkes Grundgehalt nach Chemie Tarifvertrag, jährliche Einmalzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Zukunftsbetrag), Altersfreizeiten sowie Erweiterung der gesetzlichen Pflegeversicherung um eine Pflegezusatzversicherung
• Finanzielle Zusatzleistungen: Förderung der privaten Altersversorgung, Lebensphasenkonto für bezahlte Freistellungen (z.B.: Sabbatical, früherer Eintritt in den Ruhestand), Bezuschussung ÖPNV, Rabatte in vielen (Online-)Shops
• Geregelte Arbeitszeiten: 37,5 Wochenstunden, Freizeitausgleich für Überstunden, Altersfreizeiten, 30 Tage Jahresurlaub, Sonderurlaub für besondere Anlässe
• Gesundheit & Wohlbefinden: betriebsärztlicher Dienst mit umfassenden Vorsorgeuntersuchungen, Sportangebote, Sozialberatung und hauseigene Mitarbeiterkantine mit täglich frisch zubereiteten Speisen
• Und vieles mehr: Neues und modernes Produktionsgebäude sowie Parkhäuser